Doküman Arşiv İş Akışında Hangi Aşamalardan Oluşur?
Doküman Arşiv Avantajları Nelerdir?
Doküman arşiv, iş akışında belirli aşamalardan oluşmaktadır. Doküman arşiv aşamaları; evrakların ayrıştırılması, indeksleme, aktarma, evrak tarama, görüntü iyileştirme ve kalite kontrolden oluşmaktadır. Doküman arşiv sisteminde evraklar ilk olarak ayrıştırılır. Evrakların ayrıştırılması için sayfaların taranması gerekiyor. Sayfalar tarandıktan sonra düzenleme işlemine geçilir. Doküman arşiv işlemlerinde evraklara tasnif/ arama kriterleri girilmektedir. Dosyanın numarası, evrak tipi, tarih gibi pek çok konudan oluşan kriterlerdir. Evrakların aktarılması; verileri girilen, taranan ve görüntü işleme tutulan evraklarda doküman arşive dahil olur. Evrak tarama; evraklar düzenlendikten sonra profesyonel olan doküman tarayıcılarıyla taranmaktadır. Taranan evraklar daha sonra tarayıcıdan kolayca geçer. Evrak görüntü iyileştirme; taraması yapılan evrakların görüntü kalitesi çeşitli algoritmalarla yükseltilir. Evrakların kalite kontrolü; doküman arşiv işlemlerinde en önemli kısımlardandır. İndeksleme süreçleriyle muhtemel taramalar kalite kontrol işlemleri sayesinde tespit edilir. Tespit aşamasından sonra düzenlemeye geçilir. İş akışının sağlam ilerlemesi adına doküman arşiv hizmeti almak için https://www.paperwork.com.tr/dokuman-yonetimi-platformu sitesine tıklayabilirsiniz.
Doküman Arşiv Sisteminin İş Akışına Etkileri Nelerdir?
Doküman arşiv sistemi avantajlarıyla dikkat çekiyor. Dokümanlar sisteme kolay ve hızlıca kaydedilir. Elektronik ortamda sunulduğu için dokümanlara ulaşmak için zaman ve mekan algısı ortadan kalkar. Doküman arşivler farklı farklı kriterlere göre düzenlenmektedir. Dokümanlara hızlı ulaşılmasının ana sebebi belirli kriterlere göre düzenlenmesinden kaynaklanmasıdır. Doküman arşiv üzerinde yetkisi olan kişiler dilerse düzenleme yapabilir. Düzenleme ve değişikliklerin ne zaman ve kimler tarafından yapıldığı da sistemde açıkça gösterilir. Doküman arşiv iş akışına birçok açıdan etki ediyor. İlk olarak iş akışının belirtildiği belgelerin yıpranmasını engeller. Elektronik ortamda sunulduğu için belgelerin orijinalliği korunur. Doküman arşiv sayesinde belgeler kaybolmaz. Çoklu erişim olanağından dolayı iş akışı hızlı ilerler.
